À l’ère du digitale, optimiser le volume et le nombre des documents en circulation au sein de l’entreprise et particulièrement entre les différents services du département RH est l’objectif que se sont fixé les managers. Il faut dire, que la gestion des ressources humaines est parmi les fonctions les plus sensibles appelées à se réinventer et profiter de la transformation digitale.
En effet, au cours la dernière décennie, l’intérêt des éditeurs de logiciels a pris de l’ampleur à travers les SIRH et les briques qui les composent, comme les logiciels de paie, gestion des compétences, gestion des recrutements, gestion des frais généraux, etc., proposant ainsi diverses solutions dans l’unique but de simplifier, fluidifier et automatiser les processus de gestion des RH.
D’ailleurs, loin de se limiter au recrutement et aux salaires comme on le pense souvent, la fonction RH englobe bien d’autres réalités, toujours complexes tant cela touche à l’humain.
Alors, pour réussir ces enjeux de taille, la dématérialisation était un choix évident pour les chefs d’entreprise et les responsables RH.
On vous explique tout.
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
Pourquoi faut-il dématérialiser les fonctions de ressources humaines et quels sont les avantages de cette approche ? La dématérialisation des RH est un processus par lequel les documents et les fichiers physiques sont convertis au format numérique grâce à des logiciels métiers. Cette opération est effectuée à l’aide d’un dispositif de numérisation qui scanne automatiquement les documents et les convertit en format numérique.
Toutefois, il faut rappeler qu’un projet de dématérialisation ne s’arrête pas à la numérisation et l’archivage électronique des documents. Il ne peut être réalisé qu’en mettant en œuvre de nouvelles technologies, de nouveaux processus et de nouvelles procédures de travail collaboratif afin d’éliminer le besoin de papier, mais aussi fluidifier et synchroniser les tâches au sein d’une organisation.
Quels documents dématérialisés ?
Il peut s’agir de tout format papier : les contrats et politiques d’emploi, les dossiers du personnel (y compris les mesures disciplinaires, les registres de présence et les évaluations de performance), les fiches de paie, les documents de recrutement, tels que les descriptions de poste ou les curriculum vitæ, les documents relatifs aux avantages sociaux, tels que les informations sur les assurances, etc.
Bon à savoir :
La dématérialisation RH peut être native et/ou postérieure. La 1ere fait référence aux documents produits en version électronique, alors que la 2nd porte sur la transformation des documents papier en format électronique.
Les enjeux de la dématérialisation RH
L’utilisation des technologies numériques est devenue une tendance majeure dans le domaine des RH. Depuis de nombreuses années, les organisations ont adopté une approche intégrée de la gestion de leur capital humain. Cette approche combine tous les aspects de la gestion des ressources humaines : recrutement, formation, gestion des performances, rémunération et avantages sociaux.
Dans ce contexte, la transformation numérique a ouvert des opportunités pour valoriser la DRH (elle n’est plus un centre de coût, mais plutôt force de proposition) – optimiser les processus de travail – réduire les coûts et améliorer la qualité de vie des salariés.
Cependant, il reste encore quelques obstacles à surmonter avant que cette transformation ne puisse se dérouler avec succès.
Les défis peuvent inclure:
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La résistance au changement: Les employés et les gestionnaires peuvent être réticents à abandonner les processus traditionnels qu’ils connaissent et utilisent depuis longtemps.
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La sécurité des données: Les données des employés sont sensibles et doivent être protégées contre les fuites et les violations de données.
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La mise en place de nouveaux outils et systèmes: Il peut être difficile de s’adapter à de nouveaux logiciels et systèmes d’information, surtout si les employés n’ont pas été formés adéquatement.
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Coût et complexité de la mise en place de la dématérialisation RH
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La gestion de la transition : Il faut gérer les employés qui vont être affectés par la transformation digitale.
Les avantages de la dématérialisation RH ?
La dématérialisation présente de nombreux avantages parmi lesquels :
Réduction des coûts
En convertissant les dossiers de vos employés en données électroniques, vous économiserez sur le papier et les consommables d’impression, ainsi que sur les fournitures de bureau telles que les chemises et les classeurs.
Productivité accrue
Avec un bon SIRH, il est facile de trouver rapidement des informations sans avoir à fouiller manuellement dans de vieux dossiers ou des boîtes pleines de documents papier. Les employés peuvent ainsi effectuer leur travail plus rapidement sans sacrifier la précision ou la qualité.
Par conséquent, la dématérialisation permet aux employés d’accéder à toutes les informations pertinentes de n’importe où et à n’importe quel moment, sans avoir à se rendre physiquement quelque part pour le faire.
Sécurisation des données archivées
Les données archivées peuvent être stockées de manière sécurisée sur des serveurs protégés par des pare-feux et des mots de passe, réduisant ainsi les risques de vol, de perte de données. Également en cas de panne, la récupération de documents archivés se fait automatiquement.
En plus, l’accès aux informations sensibles est limité aux seules personnes autorisées.
Enfin, certaines réglementations (comme le RGPD) imposent des exigences de sécurité, de traçabilité et de confidentialité spécifiques, ce qui permet de rassurer tous les intervenants.